パソコン講座vol.4 [応用編]エクセルで勤務シフト表をつくろう!(図解付き)〜条件付き書式〜|在宅医療の業務効率

パソコン講座vol.4では、条件付き書式の使い方を覚えましょう!シフト表の日曜日に簡単に色をつけたりできるようになりますよ!
勤務シフト表や資料の作成など、事務仕事に必須なエクセル。だけど、エクセルは普段なかなか使わないから最低限しかわからない、今やパソコンスキルとして必須になりつつあるけど、勉強する時間がない!そんな方が最低限知っておくと便利なエクセルの小技について、解説します! 今回はMac OS X、Excel2011バージョンで説明。基本的な機能だから、他のOSやバージョンでも大丈夫!

日と曜日の自動入力に合わせて、土日に色をつける!|在宅医療の業務効率

せっかく、日付を自動入力に設定したんだから、土日も自動で色付けしたいですよね。そんな時に便利なのが「条件付き書式」です。
今回だと「日曜日はフォントを赤にする」「土曜日はフォントを青にする」という設定です。早速設定してみましょう。
前回の日付設定をもう一度読みたいアナタはコチラ

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H3からAL4までを選択します。つまり、日と曜日の欄を全て選ぶということです。次に【ホーム】▶【書式】▶【条件付き書式】を押します。
【セルの強調表示ルール】▶【その他のルール】を選びます。

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【新しい書式ルール】が表示されますので、以下のように設定しましょう。
[数式を使用して、書式設定するセルを決定]を選びます。すると、入力ボックスが表示されますので、数式を入力していきます。ここには[=WEEKDAY(H3)=1]と入力します。そして、書式を[ユーザー設定書式]を選ぶと【セルの書式設定】が表示されますので、フォントの色を[赤]にします。これで設定はOKです。
解説すると、H3のセルに設定する書式について、H3の曜日(WEEKDAY)が1であるという数式を入力しました。曜日は1=日曜日から始まって、7=土曜日となります。つまり、H3は2015/5/1ですから、金曜日ですのでWEEKDAYは数字でいうと、6ですので、条件には当てはまりません。同じ書式を選択した全てのセルに設定しているため、I3には[=WEEKDAY(I3)=1]という数式が適用されるのですが、1つのセルごとに数式を変える必要はありません。全てのセルを選択した上で、上記の設定をすれば、Excelが自動で参照先を変換していく仕組みです。ということで、J3が日曜日に当たるので、赤になるということです。

さて、同じことをもう一度行います。
今度は、土曜日のフォントを青色にします。数式は[=WEEKDAY(H3)=7]ですね。

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設定ができたら、土曜と日曜の2つルールが並んでいればOKです。

休みの日を目立たせましょう

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同じ要領で[休]も目立たせましょう。
【ホーム】▶【書式】▶【条件付き書式】▶【セルの強調表示ルール】▶【文字列…】を選びます。

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設定はそのままでOKです。
[指定の値を含むセルだけを書式設定][特定の文字列][次の値を含む]を選択[休]を入力します。書式はお好みで選択してください。
これで、選択した範囲内で[休]という文字があるセルは色をつけるという設定ができました。

出勤者がいない時間をチェックする!

シフト表の下部に合計欄をつけました。これはシフト調整する上で「この日は日勤がいない!」ということを一目瞭然にするためにチェック機能として0をつけます。集計方法については、次回レクチャーしますね。

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【ホーム】▶【書式】▶【条件付き書式】▶【セルの強調表示ルール】▶【指定の値に等しい…】を選びます。

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[指定の値を含むセルだけを書式設定][セルの内容][次の値に等しい]を選択[=0]を入力します。書式はお好みで選択してください。
これで、選択した範囲内で[0]になっているセルは色をつけるという設定ができました。

これで、0になっている日にちのシフトを見直すのが簡単になりましたね。
さて、次回は関数を使って集計しますよ。

パソコン講座一覧

エクセルで勤務シフト表をつくろう!
vol.1 [基本編]〜書式設定〜
vol.2 [応用編]〜日付設定(前編)〜
vol.3 [応用編]〜日付設定(後編)〜
vol.4 [応用編]〜条件付き書式〜
vol.5 [応用編]〜集計関数と絶対値参照〜

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