パソコン講座vol.5 [応用編]エクセルで勤務シフト表をつくろう!(図解付き)〜集計関数と絶対値参照〜|在宅医療の業務効率

最終回のパソコン講座vol.5では、集計関数と絶対値参照。なんだか難しそうな言葉ですが、わかるとすごく便利!これで勤務シフト表づくりはバッチリです!
勤務シフト表や資料の作成など、事務仕事に必須なエクセル。だけど、エクセルは普段なかなか使わないから最低限しかわからない、今やパソコンスキルとして必須になりつつあるけど、勉強する時間がない!そんな方が最低限知っておくと便利なエクセルの小技について、解説します! 今回はMac OS X、Excel2011バージョンで説明。基本的な機能だから、他のOSやバージョンでも大丈夫!

関数を使って日毎の出勤を確認しよう!|在宅医療の業務効率

pixta_21977290_S-1-min
前回は、条件付き書式を学びましたね。今回はその元データの集計方法を解説します。
前回の条件付き書式をもう一度読みたいアナタはコチラ

毎日のシフトで「早出」「日勤」「夜勤」「休み」が何人いるか、パッと見てわかるようにしたいですよね。そこで、シフト表の下に集計欄をつくりましょう。

H16に1日の早出が何人いるか、表示させましょう。[=COUNTIF(H$5pixta_21977290_S-1-min
ここで、$マークを入れている理由は「絶対値参照」をするため。

絶対値参照とは、数式をコピーした際に「$」をつけていれば、絶対値、つまり固定してコピーができるという仕組みです。pixta_21977290_S-1-min
H16のセルを選択し、右下にカーソルを合わせ「+」に変わったら、下の「休」までドラッグします。
すると先ほどのH16に入力していた数式[=COUNTIF(H$5pixta_21977290_S-1-min

関数を使って人毎に1ヶ月の出勤を確認する!

pixta_21977290_S-1-min
日毎の集計と同様です。人毎に1ヶ月勤務や休みをパッと見てわかるようにします。

AN5セルに[=COUNTIF($H5pixta_21977290_S-1-min
pixta_21977290_S-1-min

シートをコピーして来月のシフトをつくる!

せっかくシフト表が完成したので、今月分を残しておいて、来月分もつくりましょう。

シートのタブを右クリックして[移動またはコピーを選択]
挿入先を[(末尾へ移動)]を選択し、[コピーを作成する]にチェックをいれてください。

「5月 (2)」とコピーが作成されます。シートタブをダブルクリックしてシート名を変更しましょう。pixta_21977290_S-1-min
pixta_21977290_S-1-min
pixta_21977290_S-1-min
C2セルに翌月1日の日付を入力。ここでは[2015/6/1]と入力。
すると!!!日と曜日の列が変わりますね。もちろん、曜日に合わせて色も変わっています。

あとは、今月分のシフトを作り直すだけ。

シフト表を例にエクセルの機能を解説してきましたが、他の表計算でも使えるワザですので、ぜひご活用ください。

パソコン講座一覧

エクセルで勤務シフト表をつくろう!
vol.1 [基本編]〜書式設定〜
vol.2 [応用編]〜日付設定(前編)〜
vol.3 [応用編]〜日付設定(後編)〜
vol.4 [応用編]〜条件付き書式〜
vol.5 [応用編]〜集計関数と絶対値参照〜

【無料公開中】人気記事を資料にまとめました!

資料ダウンロード「感染予防」