訪問介護の業務を効率化する4つのアイディア|訪問介護の基礎知識

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訪問介護では、少ないスタッフで決められた時間内での訪問業務に日々追われてしまいます。事業所運営の効率化の整備までは手が回っていないというのが現状です。

運営に関わる情報発信や業務方法を今一度見直し、時代にあったやり方に変更することで仕事の効率化が実現し、訪問介護事業所全体の生産性もアップする可能性があります。

1. FAXの活用でケアマネージャーとの伝達を効率化する

訪問介護ではわずかな時間の違いでサービス区分が違ってきます。都度、ケアマネージャーに提供票の修正をお願いしますが、これがなかなか日々業務の中では負担になります。

特に病院受診では当日の混雑具合で時間変更が生じることが多いです。電話での報告では、ケアマネージャーに十分に伝わらないこともあり、月末に確認の電話が何度も入ることもしばしばです。

こうしたお互いの手間を省くために、病院受診の介助では報告も兼ねて「ケアした時間・ケア内容・実績単位数」をその日のうちにケアマネージャーにFAXするようにしました。
書いたものが手元に残るので、問い合わせや請求間違いの件数を減らすことにもつながります。

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2. 「見える化」の工夫で業務の分担を促す

訪問介護事業所では、管理者やサービス提供責任者が訪問介護と事務的な業務の両方を行っていることが多いです。それが好都合という場合もありますが、仕事の量が一極集中していてはいつか無理が生じます。

是非一つ一つの業務を付箋紙などに書き出して優先順位とかかる時間、期間と期限ごとに貼ってみてください。
「見えるかたち」にしたら、他のスタッフが「年間の研修予定表の作成なら、ベースがあるからできる。やっておこうか。」など、声をかけてくれるようになりました。業務の内容が「見える」ことで、助けの手を出しやすくなるのかも知れませんね。

3. 地域のボランティア活動を通じて効率的な営業をする

訪問介護事業所は、新規利用者獲得の活動まではなかなか手が回りません。
効率的な営業活動として、私たちの事業所では「雪かき」をしたことがあります。
訪問介護の業務の一環で行うと、ご利用者様やご家族にケア内容に「雪かき」が該当すると勘違いされてしまうので、何人かのスタッフで短期集中的に細い路地や、住宅街の雪かきのボランティアを行うようにします。
社名の入った車で行き、制服でおこなっていると、その後、買い物支援でスーパーなどに行くと、制服をみてよく声をかけてもらうようになりました。そのことがきっかけで新規利用者も増え、良い春を迎えることができました。
雪かきに限らずクリーンアップなども良いかもしれませんね。

このように、積極的に地域に出て行くと地域のみなさんに良い地域活動をする事業所だ=きっとケアのサービスもいいに違いない、とよいイメージ作りに繋がっていきます。

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4. 事務の負担を分担して、人件費を削減する

記録や書類の作成、請求事務と、実際の訪問ケア以外の業務が煩雑であるのはどこの訪問介護事業所でも聞かれる悩みです。本音を言えば、専門の事務職員がいるといいのですが、安定収入を得るためにネックになるのは多くの場合は人経費の割合です。

しかし、人件費と給与や賞与と関連付けて考える機会がないとついつい不満ばかりが口に出てしまいます。
半期ごとに事業計画書や収支報告書を公表し、スタッフ一同で次期に向けての目標を確認し合うと、みんなが少しずつ事務職員としても頑張ろう、という気持ちになる、「魔法」がかかります。

<まとめ> 業務効率化の工夫で、生産性は今よりもっとアップできる

訪問介護事業所は小規模の事業所が多く、スタッフ間の連携こそが命です。業務の効率化が進めば、生産性の向上は大いに期待できる可能性があります。

業務に少し余裕ができれば、営業戦略や運営にも目が向き様々なアイディアがでることでしょう。個々の多様なケアを体力、精神力でこなしている訪問介護員のみなさんにはまだまだ秘めた力があるはずです。
他の事業所のアイデアを取り込むなど情報収集も努力して工夫を重ねていきましょう!

writer
toramaru

介護の現場のお仕事をいくつか経て、現在はケアマネージャーとして働いています。
目下の悩みは高校生の息子のお弁当の中身です。手を変え品を変え、節約食材でも毎日変化があるように頑張っています。

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